Kyllä aikaa on
Suomalainen sananparsi kuuluu: ”Aikaa on eniten maailmassa”. Silti usein kuulemme ihmisten sanovan: ”kiinnostavaa, olisipa vain aikaa” tai ”muutoin kyllä, mutta juuri nyt ei ole aikaa”. Mutta onhan meillä kaikilla käytettävissämme 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä päivänä viikossa. Miten siis rytmittää omaa ajankäyttöä? Yrittäjällä eivät aina edes illat tai viikonloput poikkea erityisesti arkipäivien ajankäytöstä.
Iän myötä on enemmän aikaa – vai onko meillä enemmän rohkeutta ja kokemusta tehdä valintoja? Onko mahdollisuus jättää jotain tekemättä? Tehdä asioita vähemmän, ei niin isosti ja täydellisyyttä hipoen. Kenties meillä enemmän kokemusta ja rohkeutta sanoa myös ei.
Olet ehkä kuullut myös sanottavan: ”Jos sinulla ei ole nyt aikaa pitää huolta itsestäsi, on sinulla myöhemmin oltava aikaa sairastaa”. Se pistää miettimään. Onko kyse viime kädessä priorisoinnista – mitä haluamme elämältämme?
Ajanhallinta puhututtaa monissa yhteyksissä. Ajanhallinnasta on tullut myös kaupallinen tuote. Meille myydään erilaisia apuvälineitä ja ohjelmia, joilla voimme pyrkiä hallitsemaan aikaamme. Mikäli kuitenkin toivoisit hallitsevasi ajan käyttöäsi paremmin, on tarjolla useita ilmaisia ajanhallinnan työkaluja ja harjoitteita. Niistä on alla muutamia esimerkkejä.
Priorisointi
Jaa tehtävät nelikenttään niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tämä helpottaa päivän töiden järjestämistä.
- kiireelliset ja tärkeät tehtävät
- kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät
- ei-kiireelliset mutta tärkeät tehtävät
- ei-kiireelliset eivätkä niin tärkeät tehtävät
Pohdi myös, onko tehtävä tehtävissä hyvin nopeasti. Mikäli tehtävä olisi tehtävissä alle kahdessa minuutissa, se kannattaa tehdä heti. Mieti myös, oletko oikea henkilö tehtävän tekemiseen – jos et, delegoi tehtävä mahdollisuuksien mukaan jollekin toiselle. Mikäli et tee tehtävää välittömästi, kirjaa se myöhemmin suoritettavaksi. Kirjaa vaadittavat toimet joko kalenteriin tai ”tee seuraavaksi” -listalle.
Tehtävien kirjaaminen ja vaiheistaminen
- Kerralla voi keskittyä vain muutamaan kokonaisuuteen.
- Valitse jokaiselle päivälle ja viikolle 1‒3 tärkeintä tehtävää, jotka haluat saada valmiiksi.
- Päivän työt kannattaa aloittaa keskittymällä johonkin tärkeimmistä tehtävistä.
- Varaa myös tyhjää aikaa.
Työn vaiheistaminen tekee sen etenemisestä näkyvää. Se edistää ajanhallintaa ja ennustettavuutta. Selkeiden osatehtävien määrittäminen helpottaa, sillä kokonaisuutta ei tarvitse jatkuvasti jäsentää mielessä. Tarkastelemalla ajankäyttöään saa kokonaiskuvan työstä. Omaa työtä arvioimalla havaitsee onnistumiset, epäonnistumiset ja etenemisen sekä tunnistaa oman tapansa työskennellä.
Keskeytysten hallinta
Jokainen meistä tulee keskeytetyksi useaan kertaan päivän aikana monista eri syistä. Kuitenkin laadukas ajattelutyö edellyttää aikaa ja mahdollisuuden keskittyä. Tehtävästä toiseen siirtyminen heikentää ongelmanratkaisukykyä ja luovuutta sekä kuormittaa. Siksi on erittäin tärkeää hallita niin mielen sisäisiä kuin ulkoisiakin keskeytyksiä.
Häiriöiden hallitsemista voidaan harjoittaa. Tähänkin on kehitetty erilaisia tekniikoita, joilla voit oppia hallitsemaan keskeytyksiä. Yksi tällainen tekniikka on Pomodoro-menetelmä, jossa työskentely jaetaan intensiivisiin työskentelyjaksoihin sekä palauttaviin taukoihin. Menetelmä perustuu olettamukselle, jonka mukaan ihmisen keskittyminen heikkenee liian pitkien työskentelyjen aikana.
”Aikaiseksi saaminen” – Getting Things Done eli GTD
Vanhimmat edelleen käytössä olevat työn hallinnan menetelmät ovat jo 1950-luvulta. Eräs esimerkki on vuonna 1956 julkaistu The Magical Number Seven, Plus or Minus Two (George A. Miller).
- Kerää ylös kaikki omaan toimintaasi vaikuttavat asiat, ajatukset ja ärsykkeet – asiat, joille sinun tulisi tehdä jotain.
- Käsittele ja analysoi: Mikä merkitys tekemällä tehtävälläsi on? Mitä haluat saavuttaa?
- Järjestä: Käytä tehtävälistoja.
- Priorisoi: Järjestä tehtävät uudelleen – muista nelikenttä. Aikatauluta.
- Katsasta: Tarkastele omaa toimintaasi säännöllisesti, vähintään kerran viikossa.
- Tee ja toteuta
Ajanhallinnassakin voi siis kehittyä. Etene pienin askelin ja tavoittein. “Aina on oikea aika tehdä se, mikä on oikein” (Martin Luther King).
Lue lisää mm:
Työterveyslaitos. Ajanhallinta https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/ajanhallinta/
Kirjoittajat:
Katja Heikkinen
Reetta Raitoharju